L’audit des usages

Une structure qui a plusieurs irritants et ne sait pas par lequel commencer. Ou qui doit faire arbitrer un budget en interne et a besoin d’un document défendable pour le faire.

De 5 à 300 personnes. Un ou plusieurs services. Un interlocuteur qui décide.

Si votre besoin est déjà clair et unique, ne payez pas un audit pour vous le faire confirmer. On vous le dira en rendez-vous plutôt que de vous vendre une étape inutile. Allez directement au déploiement.

Ce n’est pas non plus un audit de conformité, ni un audit technique de votre système d’information, ni une étude de marché. Si c’est ça que vous cherchez, ce n’est pas notre terrain et on vous le dira franchement.

1. Avant

   Vous nous envoyez trois chiffres : vos effectifs, vos volumes, votre estimation du temps passé sur ce qui vous agace. Même approximatifs. On prépare avec ça.

2. Jour 1 · l’observation

   Six à huit sessions d’une heure, en visio, une par poste ou par équipe. À chaque fois la même chose : la personne partage son écran et fait son travail normalement. On regarde, on chronomètre, on pose des questions. Rien à préparer, aucune présentation à faire : on veut la journée telle qu’elle est, avec ses bricolages et ses tableurs officieux.

   Ces sessions se répartissent sur une journée ou s’étalent sur deux semaines, comme vous préférez. C’est vous qui décidez de l’agenda.

3. Entre les deux · le chiffrage

   Chaque irritant relevé est chiffré en temps × fréquence × coût chargé. Vous verrez le calcul, pas seulement le résultat.

4. Jour 2 · les arbitrages

   Une journée en visio avec vous et les responsables concernés, sur la matière triée. On tranche ensemble : ce qui s’automatise tout de suite, ce qui demande une formation avant, ce qui justifie un développement, et ce qu’il vaut mieux ne pas toucher. C’est vous qui arbitrez ; on chiffre chaque option en séance.

5. Une semaine après

   Le document vous est remis et présenté en une heure, pas envoyé par mail.

• Le potentiel d’automatisation, chiffré. Par service et par famille de tâches, en heures par semaine et en euros par an. Avec les hypothèses de calcul écrites, pour que vous puissiez les contester.
• Trois cas d’usage prioritaires, classés par retour sur investissement, avec pour chacun : ce que ça coûte, ce que ça rapporte, en combien de temps, et ce qui peut mal tourner.
• Le besoin de formation qualifié. Qui a besoin de quoi, à quel niveau, et dans quel ordre. Les métiers sont nommés et les compétences précises, pas une ligne « il faut former les équipes ».
• Ce qui mérite du sur-mesure. La plupart du temps, la réponse est « rien pour l’instant, les outils du marché suffisent ». Quand ce n’est pas le cas, on le dit et on chiffre.
• Une feuille de route sur 6 à 12 mois. Datée, séquencée, avec les dépendances. Vous pouvez la faire exécuter par n’importe qui, y compris sans nous.

Si vous continuez avec nous sous trente jours, les 1 500 € sont déduits.

L’audit dit quoi faire, il ne le fait pas : aucune ligne de code, aucun outil livré, aucune formation.

Une heure de visio par personne observée, avec le partage d’écran autorisé sur leurs outils de travail. Un référent joignable qui cale l’agenda. Et vos chiffres de base, même approximatifs.

Et surtout : que les équipes soient prévenues et rassurées. C’est ce qui décide de la qualité de ce qu’on voit. Quelqu’un qui croit qu’on est là pour compter les postes montre la version propre de son travail. On vous donne le message à envoyer en amont, et on commence chaque session en disant nous-mêmes pourquoi on est là.