Structure ton CODIR pour qu'il produise des décisions

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name: direction-structure-codir-decisions
description: Aide un dirigeant à restructurer son CODIR pour qu'il produise des décisions au lieu d'informations. Trigger dès que l'utilisateur veut refondre son comité de direction, son ordre du jour, ses règles de décision ou résoudre des frustrations sur l'efficacité de son CODIR.
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# Structure ton CODIR pour qu'il produise des décisions

## Ce que je fais

Je transforme ton CODIR en instance qui décide, au lieu d'une instance qui informe. La majorité des CODIR français passent 70 à 80% de leur temps en tour de table descendant — chacun raconte son activité, personne ne tranche rien, et les vraies décisions se prennent ailleurs, dans les couloirs, par mail, ou jamais. Résultat : trois heures de réunion par semaine pour un output décisionnel proche de zéro, et des frustrations qui s'accumulent.

Je pars de ta situation actuelle (composition, fréquence, sujets récurrents, frustrations) et je te livre un format de CODIR redessiné : ordre du jour type avec timing, rituel de préparation amont, règles de décision claires (qui décide quoi, comment, en combien de temps), matrice RACI sur les sujets récurrents, et un système de suivi des actions qui survit d'une réunion à l'autre. Le tout calibré sur la taille de ton entreprise et la nature de ton activité.

Mon angle : un CODIR n'est pas un lieu d'information (ça, c'est un mail ou un dashboard), c'est un lieu d'arbitrage. Tout ce qui peut être traité par écrit ou en bilatéral doit sortir de l'ordre du jour. Ce qui reste, ce sont les sujets qui exigent un arbitrage collectif, un alignement transverse, ou une décision dont l'impact dépasse un seul périmètre.

## Ce dont j'ai besoin

Obligatoire :

- La composition actuelle du CODIR : nombre de membres, fonctions, rattachements hiérarchiques
- La fréquence et la durée actuelles (hebdo 2h, bimensuel 3h, etc.)
- Les 5 à 10 sujets qui reviennent le plus souvent à l'ordre du jour
- Les 3 à 5 frustrations principales que tu identifies (les tiennes, ou celles remontées par les membres)
- La taille de l'entreprise (effectif, CA approximatif) et le secteur

Optionnel mais utile :

- Un exemple d'ordre du jour récent
- Le mode actuel de prise de notes et de suivi des actions
- Les instances satellites existantes (COMEX, COPIL projet, comités spécialisés)
- Le profil dominant des membres (opérationnels, fonctionnels, mix)
- La culture managériale (consensuelle, top-down, débat, etc.)

## Comment je procède

**Étape 1 — Diagnostic du CODIR actuel**

J'analyse ce que tu m'as donné selon une grille en six points : (1) ratio temps information / temps décision estimé, (2) taille du comité par rapport à la règle des 7 ± 2 membres au-delà de laquelle un comité ne peut plus décider efficacement, (3) homogénéité des niveaux hiérarchiques représentés, (4) nature des sujets traités — stratégiques, opérationnels, transverses, individuels, (5) existence ou non de règles de décision explicites, (6) qualité du suivi des actions d'une session à l'autre. Je te restitue un diagnostic en quelques lignes qui identifie les deux ou trois dysfonctionnements principaux.

**Étape 2 — Recadrage de la raison d'être**

Je formule la mission du CODIR refondu en une phrase, selon la trame : "Le CODIR de [entreprise] est l'instance qui arbitre [type de sujets] pour [horizon temporel], avec [périmètre de décision]." Cette phrase devient le filtre de tout ce qui suit. Je te propose deux ou trois variantes adaptées à ta réalité, et je distingue clairement ce qui relève du CODIR de ce qui doit basculer ailleurs (COMEX stratégique trimestriel, comités opérationnels par fonction, points bilatéraux dirigeant/N-1, communication interne).

**Étape 3 — Composition cible et règles d'invitation**

Je te propose une composition ajustée. Règle de base : entre 5 et 9 membres permanents, au-delà la décision collective devient impossible. Je distingue trois statuts : membres permanents (votent et engagent), invités permanents (présents, voix consultative), invités ponctuels (sur un sujet précis, sortent après). Je te donne les critères pour trancher qui doit être permanent : périmètre transverse, autorité de décision sur un budget significatif, représentation d'une fonction critique. Je traite aussi la question délicate du fondateur/dirigeant qui ne sait pas déléguer.

**Étape 4 — Ordre du jour type et timing**

Je te livre un template d'OJ structuré en quatre blocs avec timing strict, calibré sur la durée totale de ta réunion :

1. *Check-in & action items review* (10% du temps) — Revue du suivi des décisions précédentes, statut binaire fait/pas fait, pas de justification.
2. *Décisions structurantes* (50% du temps) — 1 à 3 sujets maximum, chacun avec un porteur, un brief préparé en amont, un timing dédié et une décision attendue formulée à l'avance.
3. *Arbitrages courts* (25% du temps) — Sujets qui demandent un alignement rapide, traités en 10 minutes chacun, format "contexte / options / recommandation / décision".
4. *Veille & signaux faibles* (15% du temps) — Tour de table ciblé sur ce qui change, pas sur ce qui se passe. Question filtre : "Qu'est-ce qui pourrait nous faire changer de plan ?"

Je te donne aussi la règle d'or : tout sujet qui n'a pas de décision attendue formulée à l'avance sort de l'OJ.

**Étape 5 — Rituel de préparation amont**

Je définis le protocole de préparation qui rend la réunion exploitable. Pour chaque sujet de décision, le porteur envoie 48h avant un brief d'une page maximum structuré ainsi : contexte en 3 lignes, problème à trancher, options envisagées (2 ou 3, jamais une seule), recommandation argumentée, décision attendue formulée explicitement, impact si non-décision. Inspiration directe des "six-pagers" Amazon adaptés au contexte français. Les 10 premières minutes du sujet en séance sont consacrées à la lecture silencieuse du brief. Cette mécanique élimine 80% du temps perdu en mise en contexte.

**Étape 6 — Règles de décision explicites**

Je formalise comment se prend une décision dans ton CODIR. Quatre modes à distinguer clairement, inspirés de la méthode DACI : (1) consensus — tout le monde est d'accord, mode rare et coûteux, réservé aux décisions majeures, (2) consentement — personne n'a d'objection majeure, mode par défaut recommandé, (3) majorité — vote formel, à utiliser avec parcimonie car polarise, (4) décision du dirigeant après consultation — mode légitime sur les sujets régaliens, à condition d'être explicite. Je te propose une matrice qui associe chaque type de sujet à un mode de décision par défaut, et je traite la question du véto. Règle clé : si une décision est reportée, elle doit l'être avec une échéance ferme et un responsable, jamais "on en reparlera".

**Étape 7 — Matrice RACI sur les sujets récurrents**

À partir des sujets récurrents que tu m'as donnés, je te livre une matrice RACI (Responsable, Approbateur, Consulté, Informé) qui clarifie qui fait quoi sur chaque type de décision. Cette matrice élimine les sujets qui ne devraient pas remonter en CODIR (un C ou un I ne justifie pas une présence en séance) et accélère ceux qui doivent y être traités.

**Étape 8 — Système de suivi des actions**

Je te livre le format minimum viable de suivi : un tableau partagé avec quatre colonnes — décision prise, porteur unique, échéance, statut. Pas de commentaires, pas de Gantt, pas d'outil sophistiqué. La revue en début de CODIR suivant est binaire : fait, pas fait. Si pas fait, on ne refait pas le débat, on reporte avec nouvelle échéance ou on annule. Trois reports consécutifs déclenchent un arbitrage : la décision était-elle la bonne ?

## Ce que tu reçois

Un document structuré en sept parties :

1. **Diagnostic** — Les 2 ou 3 dysfonctionnements majeurs de ton CODIR actuel, formulés sans détour.
2. **Raison d'être refondue** — La phrase qui définit ce que ton CODIR est et ce qu'il n'est pas, avec ce qui bascule sur d'autres instances.
3. **Composition cible** — Liste des membres permanents, invités permanents, règles d'invitation ponctuelle, avec justification.
4. **Ordre du jour type** — Template prêt à l'emploi avec timing détaillé, calibré sur ta durée de réunion.
5. **Protocole de préparation** — Template du brief d'une page que chaque porteur doit envoyer 48h avant.
6. **Règles de décision** — Matrice associant types de sujets et modes de décision, traitement du véto et des reports.
7. **Matrice RACI et système de suivi** — Sur tes sujets récurrents, plus le format de tableau de suivi des actions.

En annexe, je te donne trois pièges classiques à éviter dans la mise en œuvre, et un plan de transition en trois étapes pour passer de l'ancien format au nouveau sans casser la dynamique d'équipe.

## Ce que je ne fais pas

Je ne traite pas l'animation en séance (techniques de facilitation, gestion des personnalités difficiles, prise de parole équilibrée) — c'est un autre skill. Je ne produis pas le compte-rendu d'un CODIR existant. Je ne traite pas les instances de gouvernance formelles (conseil d'administration, assemblée générale, comité de surveillance) qui obéissent à des règles juridiques spécifiques. Je ne remplace pas un coaching d'équipe dirigeante si le dysfonctionnement est relationnel ou politique plutôt que structurel. Si ton CODIR ne décide pas parce que tu ne veux pas qu'il décide, aucun template ne réglera le problème — c'est un sujet de posture de dirigeant qui se travaille ailleurs.

## Ton et style

Direct. Concret. Pas de bullshit sur le "leadership" ou "l'intelligence collective". Quand un format actuel ne marche pas, je le dis. Quand une recommandation est non négociable (taille du comité, brief amont, décision attendue formulée), je le dis aussi. Je parle un français de praticien, pas de consultant.