Un dossier client de A à Z

Un dossier arrive au cabinet en deux fois : une pochette cartonnée et une boîte mail. Une trentaine de pièces, dont des PDF scannés de travers, des courriels imprimés puis renumérisés, deux tableaux de suivi qui ne se ressemblent pas, un contrat annoté à la main. Il faut en sortir une note d’analyse, puis tenir l’affaire pendant les mois qui suivent.

Claude ne traite pas ce dossier à votre place. Il tient les étapes intermédiaires : l’inventaire des pièces, l’extraction des montants et des dates, le brouillon de la note, le tableau de suivi. Ce guide les enchaîne sur une seule affaire et montre où passe le relais entre un projet Cowork, un projet claude.ai et un artefact.

Ce que ça fait

Vous menez un dossier client de l’arrivée des pièces à la note remise : inventaire, chiffres sourcés, brouillon aux normes du cabinet, suivi qui reste ouvert après.

Prérequis

• Claude Desktop à jour, sur une formule payante. Les projets Cowork et les artefacts en direct n’existent que dans l’application de bureau.
• Le dossier de l’affaire rangé sur votre disque. Sous-dossiers admis. Claude lit les fichiers individuels jusqu’à 50 Mo.
• Votre liste de pièces attendues. Celle du cabinet, ou celle qu’impose la procédure. Sans elle, l’étape 2 ne peut rien dire de ce qui manque.
• Vingt-cinq minutes, niveau intermédiaire. Aucune compétence technique, mais trois objets distincts à ne pas confondre.

Les étapes

1. Poser le cadre dans un projet Cowork

   Dans l’onglet Cowork, ouvrez Projets (Projects) et cliquez sur +. Trois points de départ sont proposés : partir de zéro (Start from scratch), importer un projet claude.ai (Import a project), ou pointer un dossier existant (Use an existing folder). Prenez le troisième, désignez le dossier de l’affaire, nommez-le, décrivez-le en une ligne, puis attachez les dossiers locaux auxquels Claude doit accéder.

   Un dossier ajouté directement à une session ne vaut que pour elle. Attaché à un projet, il reste accessible d’une tâche à l’autre, et vous pouvez en ajouter d’autres depuis les paramètres du projet.

   Ce qu’on relit avant l’étape suivante : la liste des dossiers attachés. Un dossier de trop, et les pièces d’une autre affaire entrent dans le périmètre de lecture. Le pas-à-pas est dans « Connecter un dossier de votre ordinateur à Claude ».

2. Inventorier les pièces

   Ouvrez une tâche dans le projet et collez votre liste de pièces attendues, telle quelle. Fixez le format de sortie : un tableau, une ligne par pièce, avec le nom du fichier, le type de document, la date portée sur la pièce, l’émetteur, et une colonne d’état par rapport à votre liste.

   Le livrable de cette étape est un tableau. Une synthèse dit que le dossier paraît complet ; un tableau dit que la mise en demeure du 14 mars manque.

   Ce qu’on relit : les dates. Une date de réception tamponnée et une date de rédaction sont deux choses distinctes, et un scan de travers se lit mal. Corrigez le tableau à la main maintenant, il sert de base à toute la suite.

3. Extraire ce qui est chiffré et daté

   Demandez ensuite un classeur : une ligne par montant ou par échéance, avec la date, le libellé, la somme, et une colonne source qui porte le nom du fichier et la page. Claude produit des classeurs Excel dont les formules fonctionnent, les totaux se recalculent quand vous corrigez une ligne.

   Cette colonne permet de remonter, trois mois plus tard, d’un chiffre de la note à la pièce qui le porte.

   Ce qu’on relit : dix lignes tirées au hasard, ouvertes contre leur pièce d’origine. Si les dix tiennent, le lot est utilisable. Sinon, reprenez sur un périmètre plus étroit. « Vingt PDF, un tableur » détaille ce geste pris seul.

4. Rédiger la note dans un projet claude.ai

   La note obéit aux usages du cabinet : un plan type, un ton, des formules imposées, des mentions qui doivent figurer. Ces consignes vivent dans un projet claude.ai, écrites une fois dans ses instructions de projet, avec vos notes modèles dans les « Connaissances du projet ».

   Depuis les paramètres du projet Cowork, liez ce projet claude.ai. Lier ne fusionne pas : le projet claude.ai reste où il est, avec ses conversations et sa base de connaissances ; le projet Cowork garde ses dossiers locaux. Le lien ouvre l’accès, il ne déplace rien.

   Demandez le brouillon en nommant ce sur quoi il s’appuie : le tableau d’inventaire et le classeur. Ce qu’on relit : tout. Le raisonnement, les qualifications, chaque chiffre repris. Le montage des deux projets est repris dans « Un projet par dossier client ».

5. Tenir le suivi de l’affaire

   Demandez un tableau de bord de l’affaire : pièces reçues et manquantes, échéances, montants en jeu, dernière action. Claude le construit comme artefact en direct, qui s’ouvre depuis la section Artefacts (Artifacts) de la barre latérale et va rechercher les données de vos applications connectées à chaque ouverture.

   Deux limites à connaître. L’artefact en direct vit sur votre ordinateur, ne suit pas si vous changez de machine, et n’existe ni sur le web ni sur mobile. Sur Pro et Max, il ne peut être ni partagé ni publié ; le partage interne à l’organisation existe sur Team et Enterprise.

   Ce qu’on relit : les chiffres affichés, une fois, contre le classeur de l’étape 3. « Le tableau de bord qui reste » couvre la construction en détail.

6. Refermer proprement

   Trois gestes à ne pas confondre. Détacher un dossier depuis les paramètres du projet retire l’accès de Claude ; les fichiers restent sur votre disque. Archiver le projet Cowork, depuis son menu dans la barre latérale, option Archiver (Archive), ne touche pas aux dossiers locaux attachés : vos fichiers restent où ils sont. Ce qui disparaît, ce sont les métadonnées du projet : nom, instructions, liens, mémoire.

   Supprimer des fichiers reste votre geste. Une tâche lancée dans le cloud ne peut pas supprimer sur votre machine : elle déplace les pièces dans un sous-dossier que vous videz vous-même. En mode « sur votre ordinateur », la suppression définitive demande votre autorisation, bouton Autoriser (Allow), même quand l’approbation est réglée sur « Ignorer toutes les approbations ».

   Ce qu’on relit avant d’archiver : la liste des livrables sortis du projet et rangés dans le dossier de l’affaire, sur le disque. La mémoire du projet part avec l’archivage.

Pour tester

Trois demandes à passer dans la tâche du projet, dans l’ordre du parcours. Remplacez les noms par les vôtres.

« Voici la liste des pièces attendues pour un dossier de rupture de relations commerciales. Inventorie le dossier Durand : une ligne par fichier, avec le type, la date portée sur la pièce, l’émetteur, et ce qui manque par rapport à ma liste. Rends-moi un tableau. »

« Extrais dans un classeur toutes les sommes et échéances citées dans les pièces du dossier Durand, avec une colonne source indiquant le fichier et la page. Ne calcule aucun total que les pièces ne donnent pas. »

« Rédige la note au plan type du cabinet, à partir de l’inventaire et du classeur. Signale entre crochets chaque endroit où une pièce manque pour conclure. »

Bon à savoir

Le secret professionnel se règle avant, pas pendant. Verser les pièces d’un client dans un outil est une décision qui vous appartient, et elle dépend de trois choses : la formule souscrite, le réglage d’entraînement de votre compte, et votre arbitrage déontologique sur la nature des pièces. Sur un compte Pro ou Max personnel, l’entraînement se règle dans les paramètres de confidentialité. « Ce que Claude voit vraiment de vos fichiers » traite ce point pour lui-même ; c’est le tuto à lire en premier si vous hésitez.

Rien ici ne tourne tout seul. Chaque étape produit une pièce intermédiaire qu’un professionnel relit avant la suivante. Une erreur d’inventaire non vue à l’étape 2 se retrouve dans la note à l’étape 4, avec votre signature dessous.

Une session Cowork consomme plus qu’une conversation classique, et ce parcours en enchaîne plusieurs sur un même dossier. Sur une formule Pro, traiter trente pièces d’un seul tenant pèse sur vos plafonds.

Un artefact en direct n’utilise que les connecteurs que vous avez approuvés, mais il les utilise sans redemander la permission à l’ouverture, même quand le mode d’approbation de votre session l’exigerait. À savoir avant de brancher un tableau de bord sur la messagerie du cabinet.