Un projet par dossier client

Nouvelle conversation avec Claude, dossier Ledoux. Vous retapez qui est le client, ce qui s’est dit au dernier rendez-vous, le ton à tenir avec lui, le format de note que vous rendez. Cinq lignes la première fois, deux la fois suivante, une seule le vendredi soir. La réponse suit la même pente.

Un projet claude.ai règle ce point précis. C’est un espace autonome, avec son propre historique de conversations et sa propre base de connaissances. Le contexte du dossier y est écrit une fois, et toutes les conversations ouvertes dans le projet le lisent.

La règle tient en une phrase : un projet par dossier client, et rien d’autre dedans.

Ce que ça fait

Vous ouvrez une conversation dans le dossier d’un client et Claude connaît déjà les pièces, le ton et le format attendu, sans que vous ayez à les redonner.

Prérequis

• Un compte Claude. Les projets existent sur tous les plans, y compris le gratuit. Un utilisateur gratuit est limité à cinq projets.
• Les pièces stables du dossier, sous forme de fichiers. Ce que vous donneriez à un collaborateur qui reprend le dossier.
• Dix minutes, aucune compétence technique. On téléverse des documents et on écrit un paragraphe d’instructions.

Les étapes

1. Créer le projet et le nommer comme le dossier

   Dans la barre latérale, ouvrez Projets (Projects), puis cliquez sur Nouveau projet (New Project), en haut à droite. Donnez-lui le nom sous lequel vous cherchez le dossier au quotidien : le nom du client, sa référence interne, ou les deux.

2. Verser les pièces stables dans les connaissances du projet

   Le bouton + ajoute des documents aux Connaissances du projet (Project knowledge). Téléversez ce qui ne bouge pas pendant la mission : la note de cadrage, le contrat cadre, la convention d’honoraires, vos modèles de documents.

   N’y mettez pas ce qui change toutes les semaines. Un tableau de suivi mis à jour le lundi est faux le mardi, et Claude le lira comme s’il était juste. Ces pièces-là, joignez-les à la conversation du jour.

   N’y mettez pas non plus ce que vous n’avez pas le droit d’y mettre : les données de tiers que le client ne vous a pas autorisé à diffuser, les pièces d’un dossier voisin qu’un collègue partagé verrait passer.

3. Écrire les instructions du projet

   Cliquez sur Définir les instructions du projet (Set project instructions), écrivez le cadre, puis Enregistrer les instructions (Save instructions). Elles s’appliquent à toutes les conversations du projet : le ton, le format de sortie, le vocabulaire imposé, et ce que Claude doit demander avant de rédiger.

   Un exemple court, à copier et à adapter :

   Client : SAS Ledoux, industrie, 40 salariés. Interlocuteur : M. Ledoux, dirigeant. Ton : sobre et direct. Vouvoiement. Pas de formule de politesse longue. Vocabulaire imposé : écrire « la société », jamais « le client ». Écrire « convention d’honoraires », jamais « devis ». Format par défaut : une note d’une page. Un titre, trois parties, une recommandation en dernière ligne. Pas de liste à puces. Avant de rédiger : demandez-moi le destinataire et la date de remise. Si une pièce vous manque dans les connaissances du projet, dites-le au lieu de combler.

   Corrigez ensuite les instructions plutôt que la note que Claude vous rend.

4. Partager le dossier avec ceux qui y travaillent

   Sur Team et Enterprise, le bouton Partager le projet (Share project) ouvre trois portées : le partage individuel, par adresse e-mail ; le partage en masse, par liste d’adresses ; le partage à l’échelle de l’organisation.

   Deux niveaux de droits. Peut consulter (Can view) : la personne lit les connaissances et les instructions, et discute dans le projet, sans rien modifier. Peut modifier (Can edit) : elle change les instructions, ajoute ou retire des pièces, gère les membres. Le collaborateur qui instruit le dossier a besoin du second, l’associé qui relit se contente du premier.

5. Fermer le projet quand la mission se termine

   Retirez des connaissances ce qui n’a plus à y figurer, et sortez ce que vous devez conserver de votre côté. Puis ouvrez le menu … en haut à droite du projet et archivez-le : il descend en bas de votre liste, en gardant ses connaissances et ses partages.

   Si le dossier doit disparaître, le même menu propose Supprimer (Delete), à confirmer. Un projet archivé doit être désarchivé avant d’être supprimé. Faites-le sciemment : la suppression emporte l’historique des conversations.

Pour tester

Trois demandes à faire depuis l’intérieur du projet, une fois les pièces versées et les instructions écrites.

« Rédigez la note pour M. Ledoux sur la rupture du contrat de distribution, au format habituel du dossier. »

« Reprenez notre modèle de convention d’honoraires et adaptez-le à la mission décrite dans la note de cadrage. »

« Qu’est-ce qui manque dans les connaissances du projet pour répondre à la demande du client du 12 juillet ? »

Bon à savoir

Verser des pièces de dossier dans une base de connaissances est une décision, pas un détail de configuration. Ces documents quittent le cabinet, ils restent dans le projet tant qu’il existe, et le réglage d’entraînement des modèles dépend de votre plan : sur un abonnement personnel, c’est un choix que vous avez fait à l’inscription et que vous pouvez revoir ; sur les offres professionnelles, l’entraînement est exclu par défaut, avec des exceptions. Le tuto « Ce que Claude voit vraiment de vos fichiers » ouvre les écrans concernés. Tranchez la question avant de téléverser le premier contrat.

La base de connaissances ne se met pas à jour toute seule. Un document versé y reste dans l’état où vous l’avez déposé. Si l’avenant signé en juin n’a pas été ajouté, Claude raisonne en juillet sur le contrat de janvier, et ne vous signale pas l’écart. À chaque pièce qui change le dossier, on la verse et on retire celle qu’elle remplace.

La capacité est large sur les plans payants, et seulement là. Quand les connaissances d’un projet approchent des limites de contexte, Claude bascule en mode RAG, qui va chercher les passages utiles au lieu de tout charger, et augmente la capacité jusqu’à dix fois. Sur le plan gratuit, vous n’avez ni ce mécanisme ni plus de cinq projets.