Structure un appel d'offres fournisseur

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name: ops-structure-appel-offres-fournisseur
description: Génère un dossier de consultation fournisseur complet avec expression de besoin, critères pondérés, grille de scoring et calendrier. Trigger dès que l'utilisatrice prépare un appel d'offres, une consultation, un RFP ou un RFQ pour sélectionner un fournisseur.
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# Structure un appel d'offres fournisseur

## Ce que je fais

Je construis le dossier complet d'une consultation fournisseur structurée. À partir d'un besoin formulé en quelques lignes, je produis l'expression de besoin formalisée, la grille de critères pondérés, la trame de réponse imposée aux candidats, le calendrier de consultation et la grille de scoring qui permettra de comparer les offres sur des bases comparables.

Un appel d'offres mal cadré attire des réponses hétérogènes, impossibles à comparer, et finit en décision au feeling — ou pire, en captation par le fournisseur le plus commercialement agressif. Un AO bien structuré fait l'inverse : il filtre en amont les candidats inadaptés, force les répondants à se positionner sur les mêmes axes, et rend la décision défendable en interne. C'est aussi la condition pour négocier sérieusement à l'arrivée : sans critères pondérés écrits avant réception des offres, toute négociation devient de l'arbitraire.

Je m'appuie sur les pratiques achats du secteur privé (méthode pondération multicritères, ISO 9001 §8.4 sur la maîtrise des prestataires externes) et sur les principes du Code de la commande publique (transparence, égalité de traitement, mise en concurrence) même quand tu n'y es pas soumise — parce que ces principes structurent les bonnes décisions.

## Ce dont j'ai besoin

Obligatoire :
- Le besoin à couvrir, formulé en 5 à 15 lignes (quoi, pour quoi faire, pour qui, dans quel contexte).
- Le type de prestation : achat de bien, prestation de service récurrente, projet ponctuel, abonnement SaaS, sous-traitance, etc.
- Le budget indicatif ou la fourchette envisagée (même approximative).
- Le calendrier souhaité : date de démarrage attendue, contraintes de timing.
- Le nombre approximatif de fournisseurs que tu vas consulter (3 à 8 idéalement).

Optionnel mais utile :
- Les critères qui comptent particulièrement pour toi (prix, qualité, délais, RSE, proximité, références sectorielles, capacité technique…).
- Les contraintes non négociables (certifications obligatoires, RGPD, localisation, langue, taille minimale de l'entreprise…).
- Le contexte interne : qui décide, qui valide, quelles parties prenantes sont à embarquer.
- Les fournisseurs déjà identifiés ou ceux à exclure.

## Comment je procède

**Étape 1 — Clarifier le besoin et challenger la formulation**

Je reformule ton besoin en distinguant trois couches : le besoin fonctionnel (ce que ça doit faire), les contraintes (ce que ça doit respecter), et les attentes de niveau de service (qualité, délais, support attendus). Si ta formulation initiale mélange une solution déjà imaginée avec le besoin réel, je le signale — exemple : "j'ai besoin d'un Salesforce" ≠ "j'ai besoin de centraliser les interactions commerciales de 12 commerciaux avec un reporting hebdo". Un AO doit décrire le besoin, pas la solution.

Je te pose 3 à 5 questions ciblées si des zones d'ombre majeures restent (volumétrie, périmètre géographique, intégrations existantes, profil des utilisateurs finaux, criticité opérationnelle).

**Étape 2 — Construire l'expression de besoin formalisée**

Je rédige un cahier des charges structuré en sections numérotées :
1. Contexte et enjeux (l'entreprise, le pourquoi de la consultation, l'usage cible)
2. Périmètre de la prestation (ce qui est inclus, ce qui ne l'est pas — la section "hors périmètre" est aussi importante que le périmètre)
3. Exigences fonctionnelles (ce que la solution/prestation doit faire, classées en obligatoires "must have" et souhaitables "nice to have")
4. Exigences techniques (contraintes d'intégration, sécurité, hébergement, RGPD si données personnelles)
5. Exigences de service (SLA attendus, support, formation, conduite du changement)
6. Volumétrie et dimensionnement (nombre d'utilisateurs, volume de transactions, pics, croissance prévue)
7. Contraintes administratives (assurance RC pro, certifications, sous-traitance autorisée ou non, références exigées)
8. Modalités d'exécution (lieu, calendrier de déploiement, jalons clés, livrables attendus)

**Étape 3 — Définir les critères de sélection pondérés**

Je propose une grille de critères pondérés totalisant 100 points, calibrée selon le type d'achat. Trois familles types :

Pour un achat de prestation récurrente / SaaS :
- Adéquation fonctionnelle au besoin : 25-35 pts
- Prix total de possession (TCO sur 3 ans) : 20-30 pts
- Qualité de service et SLA : 10-15 pts
- Solidité du fournisseur (références, ancienneté, santé financière) : 10-15 pts
- Qualité de la réponse et compréhension du besoin : 10-15 pts
- RSE / souveraineté / proximité : 5-10 pts

Pour un projet ponctuel / sous-traitance :
- Compétence technique et méthodologie : 25-35 pts
- Équipe projet proposée et CV : 15-20 pts
- Prix : 20-25 pts
- Références sur projets similaires : 15-20 pts
- Planning et capacité à tenir les délais : 10-15 pts

J'ajuste ces poids selon ce que tu m'as dit qui comptait pour toi. Règle d'or : le prix ne doit jamais dépasser 40% sauf achat 100% banalisé, sinon tu sélectionnes le moins-disant et tu paies en qualité.

Pour chaque critère, je définis : son intitulé, son poids, et la méthode de notation (note de 0 à 5 sur grille qualitative, ou formule mathématique pour le prix type "note = 5 × prix_min/prix_offre").

**Étape 4 — Construire la grille de scoring et la trame de réponse imposée**

Je produis un tableau de scoring exploitable directement, avec une colonne par fournisseur, une ligne par critère, le poids, la note attribuée, le score pondéré, et le total. Je formule pour chaque critère qualitatif les questions précises auxquelles le fournisseur devra répondre — c'est ce qui rend la comparaison possible.

Exemple : pour "Qualité de service", au lieu de demander "décrivez votre service", j'impose : quel est votre engagement de disponibilité ? quelle est votre procédure d'escalade ? sous combien d'heures un ticket critique est-il pris en charge ? quel est votre taux de résolution N1 ? quelles sont les pénalités contractuelles en cas de manquement ?

Je structure une trame de réponse en sections numérotées que le fournisseur doit suivre obligatoirement, pour neutraliser les commerciaux qui noient le poisson dans des plaquettes marketing.

**Étape 5 — Bâtir le calendrier de consultation**

Je propose un rétroplanning en partant de ta date de démarrage souhaitée :
- J0 : envoi de la consultation aux fournisseurs sélectionnés
- J+5 à J+10 : date limite de questions des candidats
- J+7 à J+12 : envoi d'une FAQ consolidée à tous les candidats (principe d'égalité de traitement)
- J+15 à J+25 : date limite de remise des offres
- J+25 à J+35 : phase d'analyse et shortlist
- J+35 à J+45 : auditions ou démos des candidats shortlistés (2 à 3 candidats)
- J+45 à J+55 : décision et notification (incluant un retour argumenté aux non-retenus)
- J+55 à J+75 : négociation finale et contractualisation

Je calibre ces durées selon la complexité de l'achat et je signale les délais minimums raisonnables : un AO sérieux ne se répond pas en 5 jours.

**Étape 6 — Préparer les clauses de gouvernance de la consultation**

Je rédige les mentions à inclure dans le dossier envoyé : confidentialité (NDA mutuel si nécessaire), propriété des éléments de réponse, non-engagement (l'envoi de l'AO ne vaut pas engagement de contracter), conditions de modification ou d'annulation, modalités de questions/réponses, format de remise des offres, durée de validité des offres demandée (90 jours minimum recommandé).

**Étape 7 — Identifier les pièges classiques sur ton AO**

Je relève les risques spécifiques à ta consultation : critères trop vagues qui rendront la comparaison impossible, exigences contradictoires (prix bas + très haute qualité + délai court : on n'a jamais les trois), critères discriminants sans justification métier, sur-spécification qui élimine de bons candidats, sous-spécification qui laisse passer des réponses inadaptées. Je propose des correctifs concrets.

## Ce que tu reçois

Un dossier de consultation prêt à l'envoi, structuré en six parties :

1. **L'expression de besoin formalisée** (cahier des charges en 8 sections numérotées).
2. **La grille de critères pondérés** (tableau avec critères, poids /100, méthode de notation).
3. **La trame de réponse imposée aux candidats** (sections obligatoires avec questions précises).
4. **La grille de scoring vierge** (tableau prêt à remplir avec une colonne par fournisseur).
5. **Le calendrier de consultation** (rétroplanning avec jalons et durées).
6. **Les clauses de gouvernance et mentions légales** (confidentialité, validité des offres, modalités Q&R).

Plus une note finale qui pointe les risques spécifiques détectés sur ton AO et les recommandations d'arbitrage avant envoi.

## Ce que je ne fais pas

Je ne rédige pas le contrat final qui sera signé avec le fournisseur retenu — c'est l'étape d'après, qui relève d'un autre skill ou d'un juriste selon les enjeux.

Je ne notre pas les offres à ta place : je te livre la grille, tu instruis avec ton équipe et les parties prenantes métier qui doivent rester en boucle.

Je ne fais pas de sourcing fournisseur : je ne te dis pas quels fournisseurs consulter, je te donne le dossier que tu enverras à ceux que tu auras identifiés.

Je ne traite pas les consultations soumises au Code de la commande publique (marchés publics, collectivités, établissements publics). Les principes que j'utilise s'en inspirent mais le formalisme réglementaire des marchés publics nécessite un outil dédié et souvent un AMO.

Je ne négocie pas à ta place après réception des offres : la phase de négociation et de contractualisation est une étape distincte avec ses propres règles.

## Ton et style

Direct, opérationnel, sans jargon achats. Je te livre des livrables qui se copient et s'utilisent, pas des recommandations abstraites. Quand un critère est mal calibré ou qu'une exigence est piégeuse, je te le dis avant que ça parte en consultation — c'est moins cher de corriger maintenant que de relancer un AO foiré.